İngilizce E-posta Yazma: Hitap, Kapanış Kalıpları ve Örnekler

Kısa cevap: İngilizce bir iş e-postası açıklayıcı bir konu satırı, hitap, amacı söyleyen ilk cümle, kısa paragraflar, kapanış cümlesi, kapanış kalıbı ve imzadan oluşur. Adını bildiğiniz birine resmî yazarken Dear Mr Smith, ya da Dear Ms Smith, yazarsınız; adını bilmiyorsanız Dear Sir or Madam, ile başlarsınız; tanıdığınız birine Hi ile başlamak samimidir. Cambridge Dictionary’ye göre belirli bir kişiye gönderilen, Oxford’a göre de adıyla hitap edilen kişiye yazılan resmî mektup Yours sincerely ile, Dear Sir ya da Dear Madam diye başlayan resmî mektup ise (daha çok İngiliz İngilizcesinde) Yours faithfully ile biter; Oxford’a göre Kind regards ve Best regards e-posta ya da mektubun sonunda iyi dilek göndermek için kullanılır. Cambridge’e göre resmî mektup ve e-postaların sonunda I look forward to hearing from you. gibi bir cümle kullanılır.

İngilizce e-posta yazma (İngilizce mail yazma) konusunda işinize yarayacak temel bilgileri tek yerde topladık. Bu rehberde iş e-postasının bölümlerini, hitap ve kapanış kalıplarını, resmî ve yarı resmî ton farkını, işe yarar kalıpları, üç örnek e-postayı, sık yapılan hataları ve sık sorulan soruları bulacaksınız. Kalıplar ve kurallar Cambridge Dictionary’nin English Grammar Today bölümünden ve sözlük maddelerinden, Oxford Learner’s Dictionaries’den ve Purdue Üniversitesi’nin yazı merkezi Purdue OWL’dan alınmıştır. CV ve ön yazıyı İngilizce CV hazırlama, iş görüşmesini İngilizce mülakat soruları rehberlerimizde anlattık; bu yazı yalnız e-postaya odaklanıyor.

Bir İş E-postasının Bölümleri

Hitap Kalıpları

Cambridge’in İngiliz İngilizcesi maddesinde Dear Ms Smith, Amerikan İngilizcesi maddesinde Dear Ms. Smith yazılır; Purdue OWL’un Amerikan örneği de noktalıdır (Dr. Jones). Mr, Mrs, Ms ve Miss farkını İngilizcede unvanlar rehberimizde ayrıntılı anlattık. Purdue OWL’a göre bir kişiyle aynı konuda e-postalaştıktan sonra devam e-postalarında hitabı yazmamak büyük olasılıkla kabul edilebilir.

Kapanış Kalıpları

Cheers, Cambridge’e göre İngiliz İngilizcesinde “teşekkürler” ve “hoşça kal” anlamında samimi bir sözdür; bu yüzden resmî e-postalarda kullanmamanızı öneririz. Cambridge’in örneklerinde kapanış kalıbından sonra virgül gelir ve ardından ad yazılır: Yours sincerely, M. Henderson.

Resmî ve Yarı Resmî Ton

Cambridge’e göre resmî dil ciddi durumlarda ve iyi tanımadığımız kişilerle, samimi dil daha rahat durumlarda ve iyi tanıdığımız kişilerle kullanılır. Cambridge’e göre İngilizcenin çoğu kullanımı ne resmî ne samimidir, yani nötrdür; yazı genellikle daha resmî olsa da e-posta gibi yazılar çok samimi de olabilir. Tonu belirleyen birkaç ayrıntı:

• Kısaltmalar: Cambridge’e göre she’s, I’m, don’t gibi kısaltmalar samimi dilde daha yaygındır. Resmî bir e-postada I am writing, samimi bir notta I’m writing doğal durur.
• Kelime seçimi: Cambridge’e göre resmî kelimeler çoğu zaman daha uzundur: commence (start), terminate (end), endeavour (try).
• Rica biçimi: Cambridge’e göre I want çok doğrudandır ve kaba duyulabilir; rica ederken Could you …, please?, Would you mind …ing? ya da resmî e-postalarda I would be grateful if you could … kullanılır.
• Dolaylı anlatım: Cambridge’e göre geçmiş zaman biçimi bir isteği daha az doğrudan yapar: I was just wondering if you could tell me how to fix it.

İşe Yarayan E-posta Kalıpları

Kalıpların çoğu Cambridge Dictionary’nin madde ve dil bilgisi örneklerinden alınmıştır (write, further to, regarding, requests, please and thank you, attach, apologize, convenience, hesitate, look forward to). I am writing to confirm… ve Thank you for sending… örnekleri ise Cambridge’in kalıplarına göre tarafımızca kurulmuştur. Further to, Cambridge’e göre daha çok İngiliz İngilizcesinde ve resmî iş yazışmalarında kullanılır. Cambridge, apologize maddesinde İngiltere’de genellikle apologise yazıldığını belirtir.

Örnek E-postalar

Aşağıdaki örnekleri yukarıdaki kalıplarla biz yazdık; adlar ve ayrıntılar örnektir.

1. Resmî: adını bilmediğiniz birinden bilgi istemek

Subject: Information about the Advanced Project Management course

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about your Advanced Project Management course. I would be grateful if you could send me more information about the course dates and the application process.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,
Ayşe Demir

2. Resmî: toplantı sonrası takip ve ek

Subject: Proposal discussed on Monday

Dear Ms Taylor,

Further to our meeting on Monday, I am writing to confirm the details of our proposal. I attach a copy of the report we discussed.

Could you let me know if Thursday would be convenient for a short call? If you need anything else, please don’t hesitate to contact me.

Kind regards,
Mehmet Kaya
Project Manager

3. Yarı resmî: tanıdığınız bir iş arkadaşına

Subject: Slides for tomorrow’s meeting

Hi Tom,

Thanks for sending the slides. Could you add the sales figures to slide 4, please? I’ll check the final version tonight.

Best wishes,
Ali

Birinci örnekte hitap ad içermediği için kapanış Yours faithfully‘dir; ikincide alıcının adı bilindiği ve iş ilişkisi sürdüğü için Kind regards, üçüncüde iyi tanınan bir iş arkadaşına Best wishes kullanılmıştır. Üçüncü örnekteki Thanks ve I’ll kısaltması tonu samimileştirir.

Hangi Durumda Ne Yapmalı?

Birine ilk kez yazıyorsanız

Adı ve unvanı biliyorsanız Dear + unvan + soyadla başlayın, bilmiyorsanız Dear Sir or Madam yazın. Purdue OWL, özellikle sizi tanımayan ya da sizden kıdemli birine yazarken açıklayıcı bir konu satırı, hitap, standart yazım ve noktalama kullanmayı önerir; kısaltmaları (u yerine you gibi) ve büyük harflerle yazmayı uygun bulmaz.

Ek göndereceksiniz

Ekin ne olduğunu metinde söyleyin (I attach …). Purdue OWL, ilk kez yazdığınız birine istenmediyse ek göndermemeyi, gereksiz büyük dosyalardan kaçınmayı ve büyük bir dosya gönderecekseniz önce ne göndereceğinizi ve nedenini bildirmeyi önerir.

Bir gruba ya da listeye cevap veriyorsanız

Purdue OWL’a göre cevap yazmadan önce “Kime” (To) alanını iki kez kontrol edin; yalnız gönderene yazmak isterken bütün listeye yazmak sık rastlanan bir hatadır.

Bir iş başvurusu yapıyorsanız

Başvuruda CV ve ön yazı gönderecekseniz ön yazının bölümlerini ve örnek kalıbını İngilizce CV hazırlama rehberimizde bulabilirsiniz.

İngilizce yazışma işinizin bir parçasıysa

Kalıpları ezberlemek ilk adımdır; asıl kazanç, kendi e-postalarınız üzerinde düzenli geri bildirim almaktır. İş hayatındaki yazışma, toplantı ve sunum becerilerini çalışmak için iş İngilizcesi sayfamıza, şirketinizin ekibi için bir program arıyorsanız kurumsal dil eğitimi sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Your sincerely yazmak: Cambridge bu yazımı yanlış olarak gösterir; doğrusu Yours sincerely.
• Unvanı ön adla ya da tek başına kullanmak: Cambridge’e göre unvan genellikle soyadla kullanılır: Dear Mr John ya da Dear Mrs değil, Dear Mr Smith; tanıyorsanız Dear John.
• I look forward to hear from you: Cambridge’e göre look forward to içindeki to bir edattır; ardından fiil -ing alır: I look forward to hearing from you.
• Thank you a lot: Cambridge bu biçimi yanlış sayar; Thank you very much ya da Thanks a lot denir.
• Hitap ile kapanışı karıştırmak: Dear Sir or Madam ile başlayıp Yours sincerely ile bitirmek yerine, İngiliz kullanımında Yours faithfully yazılır.
• Tanımadığınız birine Hi ile yazmak: Cambridge’in örneğinde tanınmayan bir profesöre Hi John değil, Dear Prof. Kinsella yazılır.
• Konu satırını boş bırakmak ya da büyük harflerle yazmak: Purdue OWL anlamlı bir konu satırını ve standart yazımı önerir.

Sık Sorulan Sorular

İngilizce e-postaya nasıl başlanır?

Resmî bir e-postada Dear + unvan + soyad ve virgülle (Dear Ms Taylor,), alıcıyı bilmiyorsanız Dear Sir or Madam, ile başlanır. Ardından ilk cümlede yazma amacınızı söyleyin: I am writing to …

İngilizce e-posta nasıl bitirilir?

Önce bir kapanış cümlesi (I look forward to hearing from you.), sonra hitaba uygun bir kapanış kalıbı (Yours sincerely, Yours faithfully, Kind regards, Best wishes) ve adınız yazılır.

Yours sincerely mi, Yours faithfully mi?

Cambridge’e göre belirli bir kişiye gönderilen, Oxford’a göre adıyla hitap edilen kişiye yazılan (Dear Mr Smith) resmî mektup Yours sincerely ile biter; Dear Sir ya da Dear Madam diye hitap ettiğinizde ise Yours faithfully kullanılır. Yours faithfully daha çok İngiliz İngilizcesinde kullanılır; Amerikan İngilizcesinde Yours sincerely yerine Sincerely ya da Sincerely yours kullanılır.

Kind regards resmî mi?

Oxford’a göre kind regards ve best regards e-posta ya da mektubun sonunda iyi dilek göndermek için kullanılır; kaynaklar resmiyet derecesini ayrıca belirtmez. Resmî bir mektupta Cambridge ve Oxford’un tarif ettiği Yours sincerely ya da Yours faithfully de kullanılabilir.

E-postada I’m, don’t gibi kısaltmalar kullanılır mı?

Cambridge’e göre kısaltmalar samimi dilde daha yaygındır. Tanıdığınız birine yazdığınız yarı resmî e-postada doğaldır; resmî bir başvuruda ya da tanımadığınız birine yazarken açık biçim (I am, do not) daha uygundur.

Hitaptan sonra virgül mü konur?

Cambridge’in örneklerinde hitaptan (Dearest Ben, …) ve kapanış kalıbından (Yours sincerely, M. Henderson) sonra virgül kullanılır. Purdue OWL’un Amerikan örneğinde hitaptan sonra iki nokta da görülür (Ms. Smith:). Hangisini seçerseniz e-posta boyunca tutarlı olun.

Kaynaklar

Kalıp, kural ve örnek cümleler aşağıdaki kaynaklardan alınmıştır (erişim: 24 Ekim 2026). Örnek e-postalar bu kalıplarla tarafımızca yazılmıştır.

• Cambridge Dictionary, English Grammar Today: Formal and informal language, Politeness, Requests, Please and thank you, Names and titles: addressing people, Look forward to, Your or yours?
• Cambridge Dictionary (sözlük maddeleri): yours sincerely, yours faithfully, best wishes, dear, to whom it may concern, hi, cheers, write, further to, regarding, attach, apologize, convenience, hesitate, look forward to
• Oxford Learner’s Dictionaries: regard (regards), sincerely, faithfully
• Purdue University, Purdue OWL: Email Etiquette

İş Yazışmanızı Geliştirmek İçin

Active English 1987’den bu yana Ankara’da dil eğitimi veriyor. İş İngilizcesi programımızda resmî e-posta, mektup ve rapor yazmanın yanında toplantı, sunum ve telefon görüşmesi de çalışılır; dersleri kendi adınıza birebir ya da iş arkadaşlarınızla oluşturacağınız 2–4 kişilik özel grupta, şubelerimizde ya da online alabilirsiniz. Ayrıntılar iş İngilizcesi sayfamızda. Şirketler için kurumlara özel grup ve birebir eğitim planlanır, katılımcılara MEB onaylı belge verilir; ayrıntılar kurumsal dil eğitimi sayfamızda. Nereden başlayacağınızı görmek için ücretsiz online seviye tespit sınavını çözebilir, kayıt olmadan önce ücretsiz deneme dersine katılabilirsiniz.

İçerik denetimi: Active English İngilizce eğitmeni